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Electronic Data Deliverables

e-計量の利用に係るFAQ

Q1:
計量証明書の電子発行については、第三者(第2ユーザー)への説明はどのように行うべきか?
A1:
計量法上は、計量証明事業者は、顧客(第1ユーザー)への説明責任のみが定義されています。
顧客(第1ユーザー)から第三者(第2ユーザー)への説明については、顧客(第1ユーザー)が第三者(第2ユーザー)に対し説明し、承諾を取っていただくことになります。これは経済産業省知的基盤課計量行政室も同じ考えです。更に下流側の第三者(第3ユーザー以降)についても同様となります。
<備考>
第1ユーザーとは、直接契約先(依頼元)である顧客を示す。第2ユーザーとは、第1ユーザーである顧客が、当該計量証明書を他者(民間企業や行政等)に対して、商取引等で使用する際の第三者をいう。
計量法上の解釈に従うと、計量証明書の交付についてはその計量証明を依頼した者に対してのみ責任を負うものであり、直接依頼を受けてはいない他者に対して計量証明事業者が直接交付する義務を負ってはいません。
Q2:
紙と電子発行の混在時の運用について
A2:
計量検定所への届出を行えば電子発行と紙発行が併存することは可能です。この場合、書類の様式は同一とすることが望ましいと思われます(ユーザー都合による、電子発行⇔紙発行の変更依頼を想定)。
但し、電子発行と紙発行は資料№等で明確に識別できることが必要です(保管も同様です)。
ガイドラインにもあるように同一計量証明書において電子発行版と紙発行版が同時に存在することはできません。
Q3:
第1ユーザーへの説明資料の例はありますか?
A3:
行政向けには、添付のような文書(ダウンロード:Word文書)を用いて説明されているユーザーがあります。
Q4:
ユーザー(顧客)との承諾(合意)は、顧客ごと(全社あるいは部門ごとなど)で構わないのでしょうか?それとも案件ごとに承諾(合意)が必要となるのでしょうか?
A4:
顧客ごとの承諾(合意)で問題ありません。ただし、顧客内複数部門との取引の場合は、原則として個別に承諾(合意)が必要となります。
また万が一、第1ユーザー以外の顧客内複数部門や複数の他者へ、同一の計量証明書を直接交付する義務が生じた場合にあっては、そのすべての者を無償での依頼者とみなすこととなり、そのすべての者に対して個別に承諾(合意)が必要になると考えられます。従って一般的には、他者等への計量証明書の配布は第1ユーザーの責任において実施され、計量証明事業者から直接交付することは現実的にはありません。

なお、次のリンクも合わせてご確認ください。
解釈出典元例:MLAPのQ&Aのサンプリング業者が受注のくだり
Q5:
電子署名を行う際のファイル名を証明書の中身が分かるように日本語に変更できませんか?
A5:
電子署名の際のファイル名は、現時点では英数字のみ使用可能です(日本語には未対応)。
但し、電子署名後にファイル名のみ変更は可能です。
(注:ファイル名以外に手を加えると原本性を失いますので注意が必要です。)
なお、当該要望事項に関しては現在検討中です。
Q6:
計量証明書を含む複数ページの報告書において、計量証明書のみに電子署名することはできますか?
A6:
できません。システム上、一つのファイルの中の一部のみに電子署名はできません。
一般的には、電子署名を必要としない書類は、計量証明書の添付ファイルとして送付する必要があります。
Q7:
電子発行した証明書再発行の際は、旧版の廃棄確認はどのように行うべきでしょうか?
A7:
文書やメールで旧版の廃棄を要請し、廃棄した旨の回答をもってその確認とする場合が多いようです。

その他

e-計量システムでは、計量証明書以外に納品書、請求書等も電子認証して送付することが可能です。

実際に運用している事例

  • RoHS指令、REACH規制等の製品や材料の分析報告書
  • 水道法第20条に基づく水質検査報告書
  • 建築物飲料水検査業務に基づく水質検査報告書

セミナー( 電子発行を始めるにあたり)の質疑応答一覧

Q1:
e-計量証明書(e-計量で発行した計量証明書)を複数のメールアドレスに送付することはできないという認識でよいでしょうか?
A1:
計量証明書の場合は、(従前の)紙の計量証明書の発行と同様に、契約先(の担当:1ユーザ)に対して発行することになります。
メールでは、複数のアドレスに送ることはできますが、計量法に基づく、「計量証明書の発行」では、一度に複数の相手に発行することは想定されていません。計量証明書の場合は、いくら便利でもNGです。1アドレスへの送信と解釈してください。
Q2:
電子報告書に添付されたExcel等の認証の仕組みはどのようなものでしょうか?
A2:
e-計量で計量証明書を発行する際にExcel、Word、写真、私どもが使っているその会社ごとの基準値表などが添付できます。この時、計量証明書のPDFに上記のファイルが添付された状態で電子署名ができます。直接電子署名されるのは、計量証明書のPDFのみで、添付ファイル自体には電子署名は付加されません。但し、添付ファイルが計量証明書のPDFに添付された状態で編集等を行うと、計量証明書自体の原本性が失われるため、当該計量証明書を発行した際に添付したファイルの原本は担保できます。
Q3:
2年ほど前の定例セミナーにてお話を伺わせていただいた際に、LIMSとの連携や、報告書を一つずつ処理するしかなく、バッチ処理はできないとのことでした。
先ほどの説明で自動化が可能な状況になっていることが分かりましたが、紙にプリントアウト→バーコード→送信 ではなく、完全な自動化はできないものでしょうか。
A3:
これは私の説明が不足していました。
まず、去年の9月にJEDACでe-計量のバージョンアップが行われ、操作性も向上して、連続操作が可能になりました。
「紙にプリントアウト→バーコード→送信」の説明は、計量証明書に関することではありません。計量証明書は1度も印刷しておりません。
先ほどの紙というのは私どもの社内で業務担当が送信作業に入るときに、誤送信とかあるいはいちいち相手方のアドレスを台帳から探してきてコピーして貼り付けるということを無くす方法の一つの事例として紹介させていただきました。社内で使用している確認表の右肩のバーコードをバーコードリーダで読むとOutlookが上がってきて全部、送り状の名称も書いて出来上がったという状態になるようにシステムが作ってあって、送信を押すだけということになります。これは各社さんの社内のソフトでどう対応するかということです。
Q4:
お客様から2部発行を依頼された場合の取り扱いはどうなるでしょうか?
また、一旦、発行した報告書は、無効化できるのでしょうか?
A4:
電子発行の場合は2部発行するということはありません。
あくまでも1部(通)です。今まで、第1ユーザーが、複数部原本が欲しいという場合は、自分のところと第2ユーザー分を合わせて2、3部の原本が欲しいと言う場合だと思います。電子発行の場合は、第1ユーザーに1部(一度)送信を行い、第2ユーザーに対しては自分の所に来た原本メールをそのまま転送することで第2ユーザーへ原本が渡ることになります。
「一旦、発行した報告書は、無効化できるのでしょうか?」ということについては、これはガイドラインの検討を始めた初期の段階で相当議論しました。
いままでの紙の計量証明書だとその紙の報告書を返却いただくことで原本を回収できる。
ただし、電子の場合は回収ということが出来ない。したがって、ガイドラインにも記載されていますが、一回発行したものを無効化する場合は、まず、「前回の報告書に誤りがありましたので破棄してください。」というメールを送って「破棄しました。」ということをメールで返事をもらうことで破棄したという扱いになります。
こういったやり方を以って無効になったという扱いにするということは、経済産業省計量行政室の了解を得ています。
新たな報告書は同じ番号で発行できませんので、ハイフン2にするかあるいは新しい計量証明番号を取って新しい計量証明書を納品するという手続きになります。
Q5:
計量証明書を電子発行し、後日誤りに気付いた場合はどのような対応になるのでしょうか?
A5:
今と同じご説明になります。
ここで注意しなければいけないのは、第1ユーザーから第2ユーザーに行った計量証明書について、新しい番号の計量証明書を新たに転送する義務は、第1ユーザーにあって、計量証明事業者には無いということになっています。
Q6:
e-計量を利用する場合での原本は、JEDACが電子署名を付与し送信したお客様の手元にあるPDFになるかと思うのですが、お客様の方で紛失されたり、メールが受けられずに消失した場合は、こちらから新しくJEDACにファイルを送信し、電子署名を付与してもらい、再発行という形になるのでしょうか。
JEDACから先のPDFを再手配してもらえるのでしょうか。
A6:
JEDACは、計量証明事業者(計量証明書の発行者)から電子署名を要求された計量証明書に電子署名とタイムスタンプを付与するサービスの提供者であって、計量証明書を発行する権限はありませんので再発行はあくまでも計量証明事業者側にあります。
一度納品された、例えば2050番という計量証明書を貰ったけど無くした、あるいは極端なことを言うと、パソコンが壊れて開けられないという場合ということであれば、計量証明事業者で保管している計量証明書(原本=控)をそのまま再度送っていただければよいということになります。
Q7:
東海テクノ様の四日市分析センターでは、平均350/月の発行の内、30%程度が電子発行に置き換えられ、それだけでも十分に効果があったとのことですが、費用面でのメリットはありましたでしょうか?
A7:
350通の内の30%ではなくて、私ども四日市分析センターが毎月発行するラボ分析の内の30%が350通です。仮に400通に近い発行数の場合、定形外封筒120円とすれば、4万円くらいが実費として経費が削減できます。もし、例えば郵送記録が取れるユーメール等で送るのであれば、その2.5倍くらいの費用が実費としてセービングできます。
それから、業務で掛かっていた社内作業費、例えば、中に送り状付きて計量証明書を入れて、封印して送りタグを打ち出して貼る、それを郵便配達の方が来るまで貯めておいて送るというようなことが、数分で終わることになります。そこに業務改革の意味が出てくると思います。
計量証明書事業所において営業コストとか総務コストとかいった間接職のコストって中々目に見えて削減しようということが出来てこないのですが、これは目に見えて削減できるというものです。
Q8:
自社で第三機関の電子署名を受けて納品する場合でも、電子納品として認められるのでしょうか。
A8:
残念ながらできません。
電子署名法に基づいた電子署名というのは今はもう20数社くらいのサービス提供会社があると思います。例えば、電子による契約書とか覚書とか商取引等々で電子署名というのは使われていて、結構、電子署名を発行する事業者はあります。
ただ、計量証明書の場合は、計量法という法令の縛りがあり、計量証明書を電子納品する際には、計量証明書を発行する人、すなわち、計量士の印鑑の代わりに計量士が電子署名して計量証明書を発行するため、電子署名者と計量士と一対になっていなければなりません。
従って、先ほど事務局が説明しましたように、e-計量で計量士を登録する場合、計量士の登録番号とその会社に所属しているということの確認を行っています。USBトークンにはその情報を登録して発行しています。
また、計量証明書の電子発行については、日環協のガイドラインにもありますように、電子署名した計量証明書には、(電子発行サービス提供機関の)“透かし”と計量証明事業者並びに計量士等情報も付与されており、仮に控として印刷した場合には、“透かし”とヘッダには、計量証明事業者並びに計量士等の情報も印字されるなど、計量証明書の原本に遡及できるような仕様となっています。
一般の第三者機関はそれが出来ないので、今のところ計量証明書を電子発行するのはJEDACのみだと認識しています。
Q9:
電子署名回数とタイムスタンプ回数は発行件数と同じという認識でよろしいでしょうか。
A9:
はい、これは同じです。